Manter as contas do condomínio em dia é a melhor maneira de evitar dor de cabeça na hora de fazer a prestação de contas.

Além disso, todos os moradores têm direito de saber como andam as finanças do local onde moram, afinal, contribuem mensalmente e desejam ver o valor bem empregado.

Por isso, é extremamente importante manter as contas do condomínio organizadas. Quanto maior o condomínio maior o desafio!

Para os síndicos de primeira viagem sempre surge a dúvida:

Como organizar as contas do condomínio?

A prestação de contas em um condomínio é obrigatória, de acordo com o artigo 1348, VIII, do Código Civil. Por isso, mantenha os documentos e as contas em ordem. Lembre-se: transparência é fundamental!

Você vai precisar de documentos como certidões negativas do INSS, FGTS e da Receita Federal, além de certificados de brigada de incêndio, elevadores, seguros, atestados de dedetização, lavagem da caixa d’água e análise de água. Tenha tudo isso organizado para não precisar correr atrás de segundas vias de documentos.

Administração de condomínios não é uma tarefa fácil. Com essas dicas você conseguirá manter a casa em ordem e as finanças em dia.

O demonstrativo que você apresentará deve ser de fácil compreensão para que todos entendam. Divida o balanço em:

● Pessoal – contas de férias, salários e benefícios dos funcionários
● Fixo – luz, telefone, água, manutenção, dedetização e bombeiros
● Variáveis – limpeza de caixa d’água, consertos, recarga dos extintores

Além disso, você também pode apresentar:

● Orçamentos – um comparativo dos gastos e receitas do início da gestão é sempre útil para análise de contas
Inadimplência – demonstre dados relevantes como percentuais que representam o valor por unidade e ações para redução do índice

DOCUMENTOS DO CONDOMÍNIO SEMPRE ORGANIZADOS

Outras formas de manter as finanças em dia é ter uma conta poupança do condomínio. Tenha também um diário ou livro caixa com as prestações de contas.

Mais um fator muito importante: os documentos precisam estar sempre organizados, pois não é apenas no momento de prestação de contas que eles serão necessários.

Por isso, se você tomou para si a tarefa de síndico, tenha ciência de que está trabalhando com a gestão de algo comum e deve ter o dobro de responsabilidade.

A melhor forma de organizar os documentos do condomínio é na nuvem. Não é preciso acumular pilhas e pilhas de papéis que ficam empoeirados com o tempo.

Além disso, ter os documentos digitalizados facilita o envio e manejo das informações.

Mesmo assim, é válido lembrar que os documentos digitalizados não substituem os originais em papel. Por isso mantenha também um arquivo físico organizado.

COMO E QUANDO UM MORADOR TEM ACESSO AOS DOCUMENTOS DO CONDOMÍNIO?

Todo morador tem livre acesso aos documentos, mesmo eles estando em poder do síndico, do contador ou de uma administradora.

Qualquer condômino pode solicitar acesso a documentos referentes às despesas, mesmo ainda não aprovadas em assembleias, além de dados de receitas, entre outros.

No entanto, é papel do síndico garantir que esses documentos estejam disponíveis para consulta, mas que não saiam do local de origem. Lembre-se que essa verificação não substitui de forma alguma a prestação de contas individual.

Algumas plataformas são necessárias para agilizar os processos financeiros, como um software de gestão, por exemplo. No artigo “5 vantagens de um Software de Condomínio” você poderá conhecer alguns recursos que se baseiam nas principais necessidades de síndicos e moradores.

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